E-arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yaptığı son düzenlemeye göre E-Arşiv Fatura ile ilgili birtakım şartlara bağlanarak zorunluluk getirilmiştir. Özetlenecek olursa E-Arşiv Fatura sistemine geçildiğinde 1 Mart 2022 tarihine kadar getirilen maddeler şu şekildedir.
Firmalar mevcut durumlarda internet üzerinden ya da hizmet satan ve yayınlanan firmalara; bununla birlikte vergi mükellefi olmayan firmalara aynı gün içinde düzenlenen faturanın toplam tutarı 5 bin TL fiyat üzerinden 2 bin TL fiyata indirilmektedir. Bu tutar vergi mükellefi olan firmalar için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği fatura tutarına eşitlenmiştir. Dolayısıyla, bu sınır 2022 yılı içerisinde yalnızca 2 bin TL tutarındayken her yıl düzenlenerek güncellenmektedir.
E-Fatura Hizmet ya da malın satışından elde edilen tutarın belirlediği belgenin elektronik ortam üzerinde düzenlenmesine verilen isimdir. Farklı bir açıdan bakıldığı zaman faturaların elektronik olarak düzenlenmesidir. E-Fatura ile muhasebe işlemleri kolayca gerçekleştirilirken işletmenin işleyişi hızlandırılmaktadır. Bu anlamda firmaya maliyet tasarrufu sağlayan uygulama alıcı ve satıcının E-Fatura kullanıyor olması gerekir.
E-Arşiv Fatura da Elektronik fatura çeşitleri arasında yer almaktadır. E-Fatura kullanıcısı olmayan tacirlerin düzenledikleri fatura biçimidir. Ayrıca mükellefler E-Fatura kullanıcısı olsalar dahi fatura düzenlenen firma eğer E-Fatura kullanıcısı değilse düzenlenecek olan fatura yine E-Arşiv Fatura olmalıdır. Kısaca E-Fatura yalnızca iki tarafında E-Fatura kullanıcısı olması sonucunda düzenlenebilecek bir belge türüdür.
Herhangi bir E-Faturanın E-Arşiv Fatura olma ihtimalini öğrenmek için, GİB üzerinden sisteme giriş yaparak kontrol edebilirsiniz. Sorgulama için yapılması gereken işlem GİB üzerinden sorgulama yapıldığı zaman gönderilen belge üzerinde bütün tabloyu görmek mümkündür.
EDM bilişim sistemini kullanan bir müşterimiz bu şekilde bir sorgulama yapmadan sistem içerisinden alıcının vergi veya T.C. numarasını ilgili bölgeye girişini gerçekleştirdikten sonra sistemimiz firmanın otomatik olarak E-Fatura veya E-Arşiv Fatura kullanıcısı olduğunu tespit ederek faturayı kurallara uygun bir şekilde düzenlemenizi sağlayacaktır.
E-Arşiv Faturanın sağladığı avantajlar iki farklı şekilde mükelleflerin karşısına çıkmaktadır. Bunlardan birincisi; e- fatura işlemlerinin dosya yönetimini ve takibini kolaylaştırmasıdır. Şirketler günümüzde yönetimle ilgili işlemlerini dijital ortama taşımak için yarış halindedir. Aynı zamanda, E-Arşiv Fatura sistemi ile dijitalleşme yönünden büyük bir adımdır.
E-Arşiv Faturanın avantajlarının ikincisi; E-Fatura düzenlenecek olan tarafında E-Fatura kullanması zorunludur. E-Arşiv Fatura sisteminde karşı tarafın E-Fatura sistemini kullanma zorunluluğu yoktur. E-Arşiv Fatura elektronik ortam üzerinde gönderilebilir ve kağıt olarak şirkete teslim edilebilir. Şirketler E-Arşiv Fatura sistemine geçiş yaptığı taktirde kanunen elektronik ortam üzerinde düzenledikleri bütün faturaları sistem üzerinde saklayabilir. Bu sayede, arşivlemenin getirdiği maliyetlerin önüne geçilir.
E-Arşiv Faturanın sektör bazındaki faydaları ele alındığında; E-Arşiv Fatura uygulamasına geçen firmalarda kağıt basıp gönderme maliyeti sona ermektedir. Bu sayede kağıt maliyetlerinin önüne geçilerek çok fazla fatura düzenleyen firmalar için büyük kolaylık oluşturmaktadır. E-Arşiv Fatura hizmetinin şirketlere sağladığı verimlilik, hız, operasyonel netlik ve doğruluk, şirketlerin gün geçtikçe daha fazla E-Arşiv Fatura sistemini kullanmasını sağlamaktadır. Buna göre E-Arşiv Fatura uygulamasını kullanan sektörler arasında, hastaneler, perakendeler ve oteller yer almatadır.
